Kuidas tulla toime e-posti ärevusega

Elame kiire infoliikluse ajastul, kus e-posti üleküllus võib tekitada stressi ja ärevust. Kuidas tulla toime e-kirjade pideva voo ja tööalase suhtluse survega, mis nõuavad kiiret reageerimist? Õige lähenemine e-posti haldamisele ja mõned praktilised nõuanded aitavad leevendada seda kaasaegset koormat. Siit leiad strateegiad ja tehnikad, et e-posti ärevusega tõhusalt toime tulla, taastades enda meelerahu ja tootlikkuse.

Teiste inimestega ühenduses olemine on lihtsam kui kunagi varem. Saame saata kiire teksti, vestelda sotsiaalmeedias või isegi lindistada häälmemo või video. Muidugi on lihtne mõista, miks see jutuajamine nii ahvatlev on. Uuringud näitavad, et positiivne sotsiaalne suhtlus võib soodustada dopamiini tootmist, mis on kemikaal, mis on seotud naudingu ja hea enesetundega.

Samas, kuna suhtlemine on nii mugav, on sõnumitest lihtne üle jõu käia. Kui viis inimest saadavad teile kiire tere, lisanduvad need tervitused kiiresti.

Sisestage e-kirjade ärevus – kaasaegne nähtus, mis tuleneb meie üliühendatud maailmast, mida oleme tõenäoliselt kõik kogenud – olgu selleks siis aeg, mil kartsime sõnumi saatmise ees või klõpsasime sellel olulisel vastusel lahti. Psühholoog Kia-Rai M. Prewitt, PhD, uurib e-kirjade ärevuse põhjuseid ja annab näpunäiteid, kuidas tulla toime oma ülevoolava postkastiga.

Mis on e-posti ärevus?

Meilidele vastamine võib sageli tunduda tüütu, sest see on midagi ekstra, millega peate igapäevaste tegevuste kõrval hakkama saama.

“See lisab nende asjade nimekirja, mille eest peate vastutama,” ütleb dr Prewitt. “Inimeste jaoks, kes eelistavad tekstisõnumeid või sotsiaalmeediat, on e-post veel üks viis suhtlemiseks – ja see ei pruugi olla nende eelistatud suhtlusviis.”

Dr Prewitt ütleb, et meiliärevus avaldub aga mitmel viisil. “See võib olla seotud sellega, et tunnete end ülekoormatuna, sest teie meilid kuhjuvad. See võib olla seotud edasilükkamisega – näiteks kui ootate midagi negatiivset või kui te kardate või muretsete selle pärast, kuidas meili teel probleemile vastata või lahendada.

Inimesed tekitavad ärevust e-kirjade eluea kõigil etappidel. Võite olla närvis tähtsa sõnumi saatmise pärast. Kui te kohe vastu ei kuule, võib see muret tekitada. Ja kui saate vastuse, võite selle avada.

Sotsiaalmeedia ja sõnumite saatmise kiire tempo seab ka ebarealistlikud ootused e-kirjade reageerimisaegadele. “Kui saadate e-kirja ja ootate kelleltki kohest vastust – ja selle asemel ei kuule te vastu ja olete teadmatuses – võib see põhjustada ärevust,” ütleb dr Prewitt.

Miks e-post ärevust tekitab?

Igaüks, kellel on kalduvus sotsiaalsele ärevusele – või isegi ärevusele üldiselt -, võib samuti olla vastuvõtlik e-kirjade ärevusele. “Kui olete juba mures selle pärast, kuidas inimesed teid näevad, võib see, mida te kirjutate, muuta teid ärevaks, sest te pole kindel, kuidas nad teie kirjutatut tõlgendavad,” ütleb dr Prewitt.

Ta lisab, et e-kirjade ärevus tuleneb sageli ka mittevastavatest ootustest. “Meil kõigil on tööl erinevat tüüpi kohustused ja meil võib olla ootusi selle kohta, kuidas või millal peaksite meilidele vastama. Keegi võib olla mures, et teistel inimestel on ootusi selle kohta, kuidas või millal nad peaksid reageerima.

Kui olete kohusetundlik ja uhke selle üle, et koostate ülesandeloendeid – ja kontrollite siis asju, kui olete lõpetanud –, on stressitekitaja ka meilisuhtluse tempo ja maht.

“Kui arvate loomulikult, et e-kirjadele õigeaegne ja läbimõeldud vastamine on vastutustundliku käitumise vorm, võib teil tekkida ärevus, kui tunnete, et ei suuda oma kohustustega sammu pidada,” ütleb ta. . “Teisest küljest võib meili kontrollimine segada ka muid tööülesandeid.”

Samuti on meilide saatmisel uskumatult lihtne vigu teha – olgu see siis piinlik kirjavea, manuse saatmise unustamine või kellegi nime valesti kirjutamine.

“Inimesed on meilidele vastamisel sageli ajahädas,” ütleb dr Prewitt. “Kui peate kiirustama ja kirjutama meili, võib see kindlasti põhjustada ärevust. Lihtne on midagi kahe silma vahele jätta või teha viga või küsida, kas kasutate sobivaks või solvavaks peetavat tooni.

E-kirjadel puudub ka selline häälkäsklus ja emotsionaalne kontekst, mis selgitaks arusaamatusi. Näiteks suurtähtede kirjutamist peetakse karjumiseks, samas kui keegi võib sind ebaviisakaks pidada, kui kasutad (või ei kasuta) kirjavahemärke või konkreetset tervitust. “Võib olla muret selle pärast, kas teie kavatsust tajutakse meilis õigesti või mitte,” ütleb dr Prewitt.

Kuidas saada üle e-posti ärevusest

Selle e-kirjade hunnikuga võitlemine võib tunduda üle jõu käiv, kuigi dr Prewittil on näpunäiteid selle kohta, kuidas inimesed võivad sukeldumisel rahulikuks jääda. Lisaks sellele, kuidas tavaliselt stressi või ärevusega toime tulla – näiteks hingamisharjutused või rahustavad tehnikad, nagu meditatsioon – võib leevendada ka e-posti ärevust. Kasulik on ka e-kirjade tähtsuse järjekorda seadmine, kuna konkreetse plaani järgimine võib muuta suurema ülesande paremini hallatavaks.

Olge e-kirjade vastamisaja osas realistlik

Mõelge oma e-posti harjumustele: teil ei pruugi olla aega kirjadele kohe vastata, kuna tähtajad, puhkused või muul viisil olete oma töölauast eemal. Võimalik, et sama kehtib ka teiste inimeste kohta. “Kui saadate meili, võib vastuse saabumine võtta kauem aega,” ütleb dr Prewitt. “See, et te ei saa kohest vastust, ei tähenda, et midagi on valesti.”

Määrake piirid, kui sageli te e-kirju kontrollite ja neile vastate

Dr Prewitt soovitab eraldada iga päev e-kirjadele vastamiseks eraldi aja, kuna see näitab, et te ei ole alati igal kellaajal kättesaadav. “Seate endale teatud piirid, millal asju saadate,” ütleb ta. “Inimestel ei ole seda ootust, et olete alati valmis kohe vastuse saatmiseks.”

Tõsi, piiride seadmine võib olla keeruline, kuna oleme nii telefoni ja arvuti kaudu e-postiga seotud. Väljaspool tööaega peate võib-olla panema oma töötelefoni või sülearvuti kuulmiskaugusest välja või isegi seadmed täielikult välja lülitama, et vältida sõnumite kontrollimist.

Tehke teistele selgeks, kui te pole saadaval.

Töötamine väljaspool tavapärast tööaega on mõnikord vältimatu. Paljud inimesed on aga kindlad, et ei vaata öösel ega nädalavahetustel tööga seotud e-kirju ega tekstsõnumeid. Hallake ootusi oma saadavuse suhtes. Kui te reedel pärast kella viit sõnumeid ei kontrolli, olge sellega varakult valmis.

Hoidke oma meilid lühikesed ja armsad

Kuna meie aju peab nii palju teavet läbi sõeluma, on lühemad meilid paremad. “Olge otsekohene ja sisutihe,” ütleb dr Prewitt ja soovitab, et kolm kuni seitse lauset on hea pikkus, olenevalt sellest, millist teavet soovite edastada.

“Mõnede inimeste jaoks võib vahetu ja kokkuvõtlik keelekasutus tekitada ärevust, sest võite muretseda saadava tooni pärast, kui see ei tundu nii sõbralik, kena või soe,” ütleb dr Prewitt.

Kuigi on ahvatlev seda ärevust kompenseerida pikemate e-kirjade saatmise või tooni muutmisega, ütleb dr Prewitt: “Ma arvan, et ilmselt on kõige parem eksida formaalsuse poolel, välja arvatud juhul, kui inimesega on vastastikku kokku lepitud mugav või tuttav suhe. e-kirja saaja.”

Ärge vastake masendavatele kirjadele kohe

Aeg-ajalt saate meili, mis ajab teid ärrituma, ärrituma või lihtsalt vihaseks. Kui see juhtub, ärge heitke hetke kuumuses mõnda mõtet tagasi. „Kui saate masendava meili, peatage enne vastamist,” ütleb dr Prewitt. “Hingake sügavalt sisse, et te ei vastaks vihasena.” Teine võimalus on meili vastuse kirjutamine ja seejärel mustandite kausta jätmine, et seda hiljem vaadata. Nii on ka see, kui palute usaldusväärsel kolleegil pilk peale visata, enne kui vajutate saatmisklahvi. “Võtke veidi aega, et mõelda, milles probleem seisneb ja mida soovite meili teel tagasi saata,” ütleb dr Prewitt.

Küsi selgitust

Meili saamine, millest te aru ei saa, põhjustab arusaadavalt ärevust. “Selgituse küsimine on täiesti asjakohane, kui te pole päris kindel, mida see inimene teile edastada tahab,” ütleb dr Prewitt. “On täiesti okei vastata ja öelda: “Ma tahan olla kindel, et saan aru, mida te minult küsite” või “Ma tahan olla kindel, et ma vastan õigesti. Kas seda sa küsid?”

Paradoksaalsel kombel võib kiire telefonikõne või videovestlus e-kirjade ärevust leevendada. Otsene vestlus võib probleeme lahendada kiiremini kui kirjalik edasi-tagasi vestlus.

Ja kui kõik muu ebaõnnestub, kalibreerige oma vaatenurk uuesti. Patsientide puhul, kes seisavad silmitsi ärevusega, räägib dr Prewitt sageli hirmutavatest stsenaariumidest, astudes sammu tagasi. “Kui ma räägin patsiendiga, kes soovib taotleda kohtumist oma juhendaja või kolleegiga: “Mis on halvim, mis võib juhtuda?” Halvim, mis juhtuda saab, on see, et nad võivad öelda ei, ”ütleb ta. “Ja siis, olenevalt sellest, kes see on, võin küsida: “Kui suur on tõenäosus, et see juhtub?””

E-posti ärevus on kaasaegne probleem, millega on võimalik toime tulla. Oluline on kehtestada selged piirid ja ajakavad e-kirjade kontrollimiseks, et vältida nende pidevat jälgimist. Samuti võib aidata organiseeritud kaustade süsteemi loomine ja olulistele sõnumitele prioriteetide seadmine. Mindfulness ja digitaalne detox võivad samuti aidata leevendada ärevust ning taastada kontrolli infovoo üle. Kõige tähtsam on mõista, et e-kirjad ei pea olema kohestele reageerimist nõudvad hädakutsungid.